Cuántas veces te ha pasado que llegas a un cita médica que estaba establecida a cierta hora y terminas pasando 30 – 40 minutos o incluso 1 hora después, no es nada agradable, ¿verdad? Si en tu clínica veterinaria te ha sucedido que, por falta de organización en la agenda; tus clientes y pacientes no pasan a tiempo a sus citas o servicios, aquí te contaremos algunos consejos clave que te pueden funcionar para que esto no suceda de manera frecuente.
Trabaja bajo cita previa
Esto te permitirá organizar mejor tu día de trabajo y todas las actividades que tienes que realizar, sabrás perfectamente la cantidad de pacientes que tienes durante el día, la recomendación es que cada tres o cuatro citas consideres dejar un espacio de tiempo considerable por si tardas más de lo previsto, no haya acumulación retraso entre cada paciente, además, si te sobra tiempo, seguro que tendrás alguna tarea pendiente que hacer como: llamar a un cliente, atender a alguien que ha decidido acudir sin cita, hacer pedidos con un proveedor, etc…
Controla bien los tiempos
Es de suma importancia tener en cuenta el control de los tiempos estipulados. En ocasiones aún cuando se lleva una agenda de citas previas, la sala de espera podría estar llena de clientes desesperados que no dejan de mirar el reloj, y esto en gran parte es por un problema al no establecer bien el tiempo que le dedicarás a cada paciente.
Si das citas cada 15 minutos, pero con cada cliente tardas 30 minutos; ¿qué debería cambiar? Primero comienza por analizar las actividades y destinar unos minutos más de lo proyectado, de esta manera ampliarás la duración de las citas para evitar que se acumule el tiempo y al final de manera inevitable el siguiente cliente termine esperando media hora por su turno y así sucesivamente.
Haz de un software veterinario tu mejor aliado
Si llevas tu agenda de citas de manera tradicional (en papel) y aún así sigues teniendo confusiones de tiempos y horarios, la recomendación es ayudarte de un software veterinario como Sami, el cual además de ayudarte a llevar un registro de clientes, pacientes, ventas, y más, también cuenta con un módulo de AGENDA, en cuál podrás añadir nuevas citas de acuerdo a tus horarios y días disponibles, visualizarlas en el calendario ya sea por día, semana o mes, establecer la duración de cada cita e incluso enviar vía correo electrónico un recordatorio directo al cliente para evitar que las olviden. Además, nuestra plataforma cuenta con un apartado especial para monitorear la sala de espera y así estar pendiente de la cantidad de pacientes que faltan por ser atendidos.
Ofrece una disculpa si es necesario
Este es el último punto pero no por eso el menos importante, hay que tener en cuenta que incluso con la mejor planificación pueden surgir contratiempos que provoquen un retraso, ya sea una cirugía complicada o una emergencia, en estos casos lo mejor es ofrecer una disculpa al cliente por la demora y, si puedes o en caso de ser necesario, puedes hacerle un descuento, dar un pequeño detalle o regalo por las molestias ocasionadas, tal vez no podrás evitar el malestar que ya haya tenido el cliente en la sala de espera, pero sí restarle importanci, mostrando tu interés.
Dale a tu clínica veterinaria y a tu organización ese plus que necesitan con Sami, comienza tu periodo de prueba por 15 días pagando $50 MXN y posteriormente únete al plan mensual o anual. ¡Convéncete de que somos tu mejor opción!